Pasūtījumu var zaudēt kavējoties. Peļņu var zaudēt kļūdoties.

Klients atsūta PDF ar logu izmēriem, Excel failu ar pozīcijām un e-pastu ar dažām izmaiņām. Darbinieks izlasa dokumentus, pārraksta datus aprēķina tabulā, sameklē aktuālās cenas un noskaidro trūkstošo. Tad var gatavot piedāvājumu. Kad klients maina krāsu vai daudzumu, daļa šā darba jāatkārto.

Šādi var strādāt gadiem, līdz pieprasījumu kļūst vairāk un cenas sāk mainīties biežāk. Turklāt ne visi noteikumi vienmēr ir pierakstīti. Ja tikai viens cilvēks zina, kuram izstrādājumam vajadzīga papildu apstrāde, pārējiem var nākties gaidīt viņa atbildi. Piedāvājums kavējas, bet pirms nosūtīšanas vēl rūpīgi jāpārskata katra rinda.

Varam izveidot sistēmu, kas nolasa klienta dokumentus, palīdz precizēt trūkstošo un aprēķina cenu pēc jūsu uzņēmuma noteikumiem. Šādu risinājumu ir vērts apsvērt ražošanā un būvniecībā, ja pasūtījumos atkārtojas līdzīgi izstrādājumi, bet mainās to izmēri, materiāli, komplektācija vai darbu apjoms.

Kamēr uzņēmums vēl gatavo piedāvājumu, klients var jau apspriest cenu ar citu piegādātāju. Taču arī steigā pabeigta tāme var izmaksāt dārgi, ja tajā aizmirsts kāds darbs vai materiāls. Tāpēc jāmeklē, kā piedāvājumu sagatavot ātrāk, nezaudējot iespēju pārbaudīt aprēķinu un apstiprināt izņēmumus.

Klients gaida piedāvājumu, kas palīdz pieņemt lēmumu

Ar paziņojumu par saņemtu e-pastu klientam nepietiek. Viņam vajadzīga cena un skaidrs darbu apjoms, lai salīdzinātu variantus, saskaņotu pirkumu ar kolēģiem vai plānotu projektu. Jo mazāk laika darbinieks pavada, meklējot un pārrakstot datus, jo ātrāk viņš var sagatavot piedāvājumu un apspriest to ar klientu.

Ātrāk sagatavots aprēķins noder arī sarunas sākumā, kad klients vēl nav izlēmis, ko pasūtīt. Tas palīdz noskaidrot, vai iecere iekļaujas budžetā un kuras izvēles cenu ietekmē visvairāk. Ja sākotnējais risinājums ir par dārgu, darbinieks var piedāvāt tehniski pieļaujamu alternatīvu. Sarunu var turpināt arī bez tūlītējas atlaides.

Tikpat svarīgi ir laikus atbildēt uz lūgumu mainīt piedāvājumu. Logu pasūtītājs izvēlas citu stiklojumu, mēbeļu klients vēlas citas fasādes, bet CNC pasūtījumam mainās detaļu skaits. Ja sistēmā saglabāti apstiprinātie dati un aprēķina noteikumi, darbiniekam nav viss jāsāk no jauna. Viņš var pārrēķināt mainītās un ar tām saistītās pozīcijas, pēc tam izskaidrot klientam cenas starpību.

Tādējādi klients var salīdzināt variantus, bet uzņēmums redz, kā katrs no tiem ietekmē izmaksas. Ātra atbilde viena pati negarantē pasūtījumu. Klients vērtē arī cenu, kvalitāti, uzticamību un to, kad pasūtījumu varēs izpildīt. Taču laikus sagatavotu piedāvājumu viņš var apsvērt, kamēr lēmums vēl nav pieņemts.

Klientu portālā pieprasījumus var iesniegt arī ārpus darba laika. Sistēma var uzreiz norādīt, kuri dati trūkst. Pilnu cenas piedāvājumu tā drīkst sagatavot un nosūtīt automātiski tikai tad, ja pieprasījums atbilst pārbaudītajiem aprēķina noteikumiem un uzņēmumā noteiktajai apstiprināšanas kārtībai. Ja vajadzīgs speciālista vērtējums, klientam var norādīt, kas vēl jāpārbauda un kādu atbildes termiņu uzņēmums paredzējis.

Jautājumus par trūkstošo informāciju var apkopot vienuviet pie attiecīgajām pozīcijām. Klientam nav jāatbild uz atsevišķu e-pastu par katru neskaidro lauku, bet speciālistam var palikt vairāk laika nestandarta pasūtījumiem.

Pirms automatizācijas ir vērts uzzīmēt visu darba gaitu un atzīmēt, kā informācija nonāk no viena darbinieka pie nākamā. NIST iesaka šādi meklēt liekos soļus un iespējas saīsināt darba izpildes laiku. Tāmēšanā tas palīdzētu noskaidrot, vai vairāk laika aizņem datu ievade, precizējumi vai apstiprinājuma gaidīšana.

Metode aprakstīta NIST materiālā par darba un informācijas plūsmas kartēšanu.

Ātrāks aprēķins atstāj laiku konkursa piedāvājuma pārbaudei

Ražotājs vai būvuzņēmums var vienlaikus saņemt vairākus cenu pieprasījumus, katru ar savu iesniegšanas termiņu. Ja lielu daļu laika aizņem datu pārrakstīšana, komanda spiesta izvēlēties, kurus piedāvājumus paspēs sagatavot. Automatizējot šo darbu, varētu izvērtēt vairāk uzņēmumam piemērotu pieprasījumu un rūpīgāk pārbaudīt sarežģītos aprēķinus.

Ja klients atsūta labojumus neilgi pirms iesniegšanas termiņa, noder iespēja salīdzināt dokumentu versijas, atrast mainītos daudzumus un pārrēķināt saistītās pozīcijas. Ietaupīto laiku var veltīt jautājumiem piegādātājiem, piedāvājuma saskaņošanai un pārbaudei. Gatava tāme vēl nav viss konkursa piedāvājums. Jābūt arī pārējiem uzaicinājumā prasītajiem dokumentiem, jāizpilda nosacījumi un jāievēro termiņš.

Sistēmā var vienuviet parādīt gatavojamos piedāvājumus, to termiņus un atbildīgos darbiniekus. Tad ir redzams, kur vēl trūkst klienta precizējuma, piegādātāja cenas vai vadītāja apstiprinājuma. Tas palīdz pamanīt arī tādu kavēšanos, ko ātrāks aprēķins viens pats neatrisina.

Nav vērts nosūtīt vairāk piedāvājumu tikai skaita dēļ. Katram pasūtījumam joprojām jāizvērtē, vai uzņēmums to spēs izpildīt un vai cena būs izdevīga. Ja ražošana jau ir pilnībā noslogota, papildu pasūtījumiem vispirms jāatrod vieta darbu plānā. Tāmētāja atbrīvoto laiku var izmantot arī, lai rūpīgāk izvēlētos pasūtījumus un apspriestu tos ar klientiem.

Publiskajos iepirkumos jāievēro iesniegšanas termiņi un dokumentācijas prasības. IUB ceļvedis piegādātājiem atgādina, ka piedāvājumus vērtē pēc iepriekš noteiktajiem kritērijiem. Agrāka iesniegšana pati par sevi nenozīmē uzvaru. Ātrāks aprēķins dod vairāk laika pilnīga piedāvājuma sagatavošanai un pārbaudei.

Prasības skaidrotas IUB iepirkuma ceļvedī piegādātājiem.

Kāpēc neliela kļūda tāmē var dārgi maksāt

Aplūkosim ilustratīvu piemēru. Piedāvājuma summa bez PVN ir 10 000 eiro, bet pasūtījuma izpildes mainīgās izmaksas ir 9000 eiro. Atlikušie 1000 eiro ir pasūtījuma seguma summa. No šīs summas vēl jāsedz uzņēmuma pastāvīgās izmaksas, tāpēc to nevar saukt par peļņu pēc visām izmaksām un nodokļiem.

Ja tāmē aizmirsts darbs, kas izmaksā 100 eiro, kļūda veido tikai 1 % no pārdošanas summas. Taču pasūtījuma plānotā seguma summa samazinās par 10 %. Darbnīca ir tikpat aizņemta un pasūtījums jāpaveic tāpat, bet uzņēmumam paliek mazāka summa pārējo izdevumu segšanai.

Tāpēc nepietiek saskaitīt, cik piedāvājumu komanda sagatavojusi. Vērts pārbaudīt, cik bieži pēc apstiprināšanas atklājas izlaistas pozīcijas, kurām precēm izmantota vecā cena un kuri papilddarbi regulāri paliek ārpus tāmes. Šādi var noskaidrot, kur automatizācija vispirms palīdzētu novērst kļūdas.

Jānošķir arī uzcenojums no maržas. Ja izmaksas ir 100 eiro un tām pievieno 20 % uzcenojumu, pārdošanas cena ir 120 eiro. Starpība ir 20 eiro, bet pret pārdošanas cenu tā veido aptuveni 16,7 % maržu. Atšķirība rodas tāpēc, ka procentus rēķina no citas summas. Ja darbinieks cenu tabulā ievada uzcenojumu, bet sistēma šo skaitli izmanto kā vēlamo maržu, tā aprēķinās citu cenu.

AI nolasa dokumentu. Programma aprēķina cenu

AI var palīdzēt specifikācijā atrast izmērus, daudzumus, materiālus un klienta vēlmes. Tas var sakārtot brīvā tekstā rakstītu pieprasījumu noteiktos laukos un norādīt uz trūkstošo. Pašu cenu savukārt aprēķina pēc uzņēmuma formulām un cenu tabulām.

Platumu reizina ar augstumu, izmantojot apstiprinātos izmērus. Materiāla daudzumam piemēro attiecīgo cenu, darba stundām izmanto noteikto likmi, bet atlaidi piešķir saskaņotajā kārtībā un atbilstoši darbinieka tiesībām. Šos aprēķinus var pārbaudīt ar piemēriem, kuru pareizais rezultāts ir zināms. Ja ievaddati un noteikumu versija nemainās, arī rezultātam jābūt vienādam.

AI šeit palīdz savākt un sakārtot aprēķinam vajadzīgo informāciju. Tālāk programma izmanto formulas, tabulas un nosacījumus, kurus iespējams pārbaudīt. Tai nav jāmin, cik pasūtījums varētu maksāt.

Ģeneratīvais AI, kas veido tekstu un citu saturu, var pārliecinoši pasniegt kļūdainu vai izdomātu informāciju. NIST šo risku apraksta savā ģeneratīvā AI risku pārvaldības profilā. Tāmēšanas sistēmā tas jāņem vērā pavisam konkrēti. Ja materiāla vai darba cena nav pieejama, pozīcija jāatzīmē un jānodod darbiniekam pārbaudei.

Par pārliecinoši pasniegta kļūdaina satura risku lasiet NIST ģeneratīvā AI risku pārvaldības profilā.

Kā no klienta dokumentiem sagatavot piedāvājumu

Pieprasījumu sistēmā var ievadīt darbinieks, bet to var iesniegt arī pats klients portālā. Abos gadījumos jāsaglabā ziņas par datu izcelsmi un to, kad tie apstiprināti.

1. Pieprasījumu saglabā pie klienta vai projekta. Lietotājs pievieno PDF vai Excel dokumentu tādā formātā, kādu sistēma var apstrādāt. Saglabā arī oriģinālu, lai vēlāk varētu pārbaudīt tajā rakstīto.
2. Sistēma sagatavo tāmes pozīcijas. AI nolasa aprēķinam vajadzīgos datus. Pie izmēra vai komplektācijas var parādīt dokumenta lapu vai tabulas vietu, no kuras šī informācija iegūta.
3. Neskaidro precizē. Ja nav norādīts materiāls, atvēršanas veids vai cita aprēķinam būtiska izvēle, lietotājs saņem konkrētu jautājumu. Atbildes var izvēlēties no uzņēmuma piedāvātajām iespējām.
4. Ievaddatus pārskata. Klients vai darbinieks apstiprina izmērus, daudzumus un izvēles. Jābūt skaidram, ko šis apstiprinājums aptver un kur vēl vajadzīga speciālista pārbaude.
5. Cenu aprēķina pēc noteikumiem. Sistēma izmanto attiecīgo cenu lapas versiju, darba izmaksas un saskaņotos komerciālos nosacījumus. Pozīcijas, kurām tā nevar aprēķināt cenu, nodod darbiniekam pārbaudei.
6. Piedāvājumu apstiprina un saglabā. Atbilstoši uzņēmuma kārtībai to pārskata atbildīgais darbinieks. Klients saņem PDF vai piekļuvi konkrētai piedāvājuma versijai portālā.

Jāsaglabā arī piedāvājuma izmaiņas. Ja klients pēc cenas saņemšanas izvēlas citu stikla paketi, iepriekšējais apstiprinājums nevar automātiski attiekties uz jauno komplektāciju. Sistēmai jāparāda, kas mainīts, jāpārrēķina saistītās pozīcijas un vajadzīgajā brīdī jāprasa atkārtots apstiprinājums.

Darbiniekam un klientam jāredz, vai piedāvājums ir gatavs. Ja daļai pozīciju cena vēl nav zināma, aprēķins nav pilnīgs. Var nosūtīt arī provizorisku piedāvājumu, taču tajā skaidri jānorāda, kas ir ietverts un kas vēl jāaprēķina. Citādi klientam var rasties maldīgs priekšstats par kopējo cenu.

Arī šāds sākotnējs risinājums var samazināt datu pārrakstīšanu un atvieglot pārbaudi. Kad aprēķini ir pārbaudīti, sistēmu var papildināt ar klientu portālu, pasūtījumu plānošanu un datu apmaiņu ar citām programmām.

Kas tāmē jāņem vērā katrā nozarē

Dokumenta nolasīšana ir tikai sākums. Logu ražotājam, jumiķim un metālapstrādes uzņēmumam cenu nosaka atšķirīgi materiāli, darbi un nosacījumi. Tāpēc sistēmu veido konkrētai produktu vai darbu grupai. Turpmākie piemēri parāda, kā to varētu izmantot dažādās nozarēs. Tie nav konkrētu CreateIT klientu projektu apraksti.

Logi un durvis

Divi vienāda izmēra logi var maksāt atšķirīgi, ja tiem ir cita komplektācija. Tāmētājam jāzina, kādu profilu sistēmu, stiklojumu, vērtņu skaitu, atvēršanas veidu, furnitūru, krāsu un papildu aprīkojumu klients izvēlējies. Atsevišķi jānoskaidro, vai piedāvājumā jāiekļauj uzmērīšana, piegāde, demontāža un montāža.

Ilustratīvā situācijā klients iesniedz divpadsmit logu specifikāciju, bet krāsu norāda tikai pavadvēstulē. AI var palīdzēt piesaistīt šo izvēli attiecīgajām pozīcijām. Pirms aprēķina tomēr jāpārbauda, vai krāsa attiecas uz visiem logiem un abām to pusēm. Precizējot vienu jautājumu, var novērst kļūdu visās divpadsmit pozīcijās.

Nozarē jau izmanto specializētas aprēķinu programmas. Piemēram, Logikal dokumentācijā aprakstīts, kā piemēro profilu, furnitūras un stiklojuma savietojamības noteikumus, piegādātāju cenas un darba laiku. Iespēja importēt konkursa pozīcijas ir atkarīga no dokumentu formāta un darba gaitas. AI dokumentu nolasīšanu var plānot kā papildinājumu šai programmai, iepriekš pārbaudot savienojuma iespējas.

Nozares programmas iespējas aprakstītas Logikal biežāk uzdotajos jautājumos. Konkrēta savienojuma iespējas jāpārbauda atsevišķi.

Jumtu materiāli un montāža

Lai sagatavotu jumta seguma un montāžas piedāvājumu, ar kopējo platību vien nepietiek. Jāzina, kas tieši ir uzmērīts, kāda ir jumta forma un kuri elementi jāiekļauj. Sedzamais laukums vēl nepasaka, cik materiāla būs jāpasūta un kāds būs montāžas darbu apjoms.

Aprēķina noteikumos var iekļaut pārlaidumus, atgriezumus, stiprinājumus, kores, pieslēgumus un citas konkrētajam segumam vajadzīgās pozīcijas. Montāžas tāmē var būt jāparedz arī piekļuve objektam, vecā seguma demontāža, atkritumu izvešana un materiālu pacelšana. Klientam jāredz, kuri darbi ir iekļauti piedāvātajā cenā.

Piemēram, Roofr rīks izmanto mērījumus, lai sagatavotu materiālu un darba izmaksu aprēķinu. Lietotājs nosaka cenas, materiāla rezervi un uzcenojumu vai maržu. Tas ir piemērs, kā mērījumus izmanto cenas aprēķinā, nevis apliecinājums savienojumam ar Latvijas piegādātājiem.

Šāds darba sadalījums redzams Roofr piedāvājumu rīka aprakstā.

Materiālu tāme neaizstāj konstrukciju aprēķinu. No dokumenta nolasīts izmērs neapliecina, ka konstrukcija izturēs paredzētās slodzes vai būs piemērota konkrētajam lietojumam. Ja vajadzīgs projektētāja vai cita speciālista lēmums, tas jāsaņem atsevišķi.

Būvdarbi un darbu apjomu saraksti

Būvniecībā var sākt ar noteiktu darbu grupu, piemēram, starpsienu izbūvi, apdari vai konkrēta produkta montāžu. Sistēma apkopo pozīcijas, atrod atbilstošās vienību cenas un palīdz pamanīt trūkstošos datus. Tomēr no nepilnīgas dokumentācijas tā nevar droši noteikt visu projektā vajadzīgo darbu apjomu.

Arī automātiski saskaitītie elementi rasējumā jāpārbauda. Procore instrukcija paredz iestatīt mērogu, pārbaudīt kataloga un cenu atbilstību, kā arī pārskatīt atrastos un iespējamos elementus. Saskaitīti simboli vēl nenozīmē, ka sagatavots pilns būvdarbu piedāvājums.

Pārbaudes soļi aprakstīti Procore automātiskās skaitīšanas instrukcijā.

Piedāvājumā atsevišķi jānorāda zināmais darbu apjoms, pieņēmumi, izņēmumi un rezerve vēl nenoskaidrotiem apstākļiem. Ja, piemēram, pamatnes stāvoklis vēl nav novērtēts, tas jāpasaka arī klientam. Precīzi uzrakstīta summa neaizstāj trūkstošu informāciju par objektu.

Metāla un koka apstrāde ar CNC darbgaldiem

Ražojot ar datorvadāmiem darbgaldiem (CNC), tāmē jāņem vērā materiāls, detaļas ģeometrija, partijas lielums, darbgalda sagatavošana, apstrāde un instrumenti. Cenu ietekmē arī prasības izmēru pielaidēm, virsmas apstrādei un kvalitātes kontrolei. Vienai detaļai un simts vienādu detaļu partijai sagatavošanas izmaksas sadala atšķirīgi.

AI var palīdzēt nolasīt rasējuma piezīmes, materiāla apzīmējumu un pasūtījuma nosacījumus. Paperless Parts apraksta šādu dokumentu apstrādi ar norādi uz informācijas avotu. Tāmētājs izlemj, vai ieteikto vērtību pieņemt, labot vai noraidīt. Uzņēmums arī norāda, ka tā AI nenosaka konkrētās darbnīcas cenas.

Šīs robežas skaidrotas Paperless Parts AI principos.

Detaļas digitālais modelis, kas veidots datorizētās projektēšanas jeb CAD programmā, vēl nepasaka, cik laika vajadzēs tās izgatavošanai. CAM programmā plāno darbgalda apstrādes gājienus. Autodesk Fusion laika aplēsei izmanto aprēķinātos instrumenta ceļus, padeves un ātrgaitas kustību parametrus, kā arī instrumentu maiņas laiku. Tāpēc ar ģeometriju vien nepietiek.

Aprēķina sastāvdaļas skaidrotas Autodesk Fusion apstrādes laika dokumentācijā.

Sākumā jāvienojas, kurām detaļu grupām cenu var aprēķināt pēc pārbaudītām tabulām un iepriekšējiem datiem, bet kurām vajadzīga tehnologa vai programmētāja iesaiste. Mainoties partijas lielumam, jāpārrēķina arī sagatavošanas izmaksas uz vienu detaļu. Tas gan nenozīmē, ka samazinās katrai detaļai atkārtojamo darbu apjoms.

Mēbeles, virtuves un citi pielāgoti izstrādājumi

Arī pēc individuāla pasūtījuma ražotās mēbelēs atkārtojas korpusu veidi, fasāžu materiāli, furnitūra un montāžas darbi. Mainās izmēri, to kombinācijas un klienta izvēles. Atkārtotajiem aprēķiniem var izveidot noteikumus, bet nestandarta konstrukciju nodot speciālistam.

Ilustratīvā piemērā klients pēc pirmā piedāvājuma izvēlas citu fasāžu materiālu. Sistēmai jāpārrēķina attiecīgās pozīcijas un saistītie darbi, saglabājot iepriekšējo versiju salīdzināšanai. Darbinieks redz, kas mainījies, un var izskaidrot cenas starpību. Ja izvēle ietekmē arī ražošanas iespējas vai termiņu, tas jāapstiprina atsevišķi.

Šādi varētu gatavot arī kāpņu, iebūvējamo skapju un citu pielāgotu izstrādājumu piedāvājumus. Iepriekš jānosaka, kuras izvēles ir savstarpēji saderīgas un kad nepieciešams atsevišķs aprēķins. Pierakstītus noteikumus var izmantot arī darbinieks, kurš konkrētā veida pieprasījumu apstrādā retāk.

Šādus noteikumus izmanto arī ražošanas vadības programmas. Epicor mēbeļu nozares risinājumā aprakstīta materiālu, izmēru un apdares izvēle pēc noteikumiem, saistot pasūtījumu ar materiālu sarakstiem un ražošanu.

Piemērs aprakstīts Epicor mēbeļu ražošanas risinājuma lapā.

Saplāksnis, finierēti paneļi un detaļas pēc pasūtījuma

Paneļu ražotājs var saņemt klienta tabulu ar izmēriem un daudzumiem. Lai aprēķinātu cenu, var būt vajadzīgs arī materiāla kods, biezums, virsmas kvalitāte, pārklājums un apstrādes prasības. Dekoratīvām detaļām svarīgs var būt koksnes šķiedru virziens. Ja paneļus paredzēts tālāk apstrādāt, jāvienojas par izmēru pielaidēm.

Vienāds biezums vēl nenozīmē vienādu izstrādājumu. Eiropas koksnes plātņu ražotāju federācija apraksta saplākšņa atšķirības pēc koksnes sastāva, līmējuma un virsmas. Aprēķinā jāizmanto apstiprināts produkta kods un tam atbilstošie dati. Sistēma nedrīkst patvaļīgi aizstāt materiālu ar lētāku variantu tikai tāpēc, ka sakrīt izmēri.

Materiālu atšķirības skaidrotas Eiropas koksnes plātņu ražotāju federācijas saplākšņa pārskatā.

Ja detaļas jāizgatavo no loksnēm, cenu nosaka arī to izvietojums uz loksnes. Divos pasūtījumos detaļu kopējā platība var sakrist, bet vajadzīgais lokšņu skaits atšķirties. Aprēķinā var būt jāņem vērā zāģējuma platums, pieļaujamā detaļu pagriešana, izmantojamie atlikumi un uzņēmuma noteikumi materiāla patēriņam. Aprēķinā iekļauj arī urbšanas, frēzēšanas, malu vai virsmas apstrādes, iepakošanas un piegādes izmaksas.

Detaļu izvietojumu aprēķina ar specializētu programmu, nepaļaujoties uz AI minējumu par atgriezumu procentu. Paneļu apstrādes programmatūras dokumentācija parāda, kā patēriņu ietekmē griezuma plāns un apstrādes soļi. Atsevišķi ņem vērā malu apdares materiālu un tā patēriņa iestatījumus konkrētajai iekārtai. Šos rezultātus var izmantot arī, plānojot iepirkumu un ražošanu.

Piemērs pieejams HOMAG dokumentācijā par materiāla patēriņu un koksnes šķiedru virzienu. Tā apraksta programmas aprēķinus, nevis AI precizitātes garantiju.

Ilustratīvā situācijā klients vispirms pieprasa 200 detaļas, pēc tam lūdz salīdzināt 350 detaļu partiju un citu pārklājumu. Sistēma var saglabāt sākotnējo specifikāciju un aprēķināt abus variantus pēc apstiprinātajiem noteikumiem. Darbinieks redz materiāla patēriņu, sagatavošanas izmaksas un to, cik katrā variantā paliek pēc mainīgo izmaksu segšanas. Klients var ātrāk salīdzināt cenas, bet ražošanai vēlāk var nodot tieši viņa apstiprinātā varianta datus.

Gofrētā kartona kastes un pielāgots iepakojums

Klients var lūgt iepakojuma ražotājam aprēķināt vienas kastes cenu dažādiem pasūtījuma apjomiem. Citreiz pēc pirmā piedāvājuma mainās izmērs, apdruka vai pasūtījuma sadalījums vairākās piegādēs. Lai izvērtētu šādas izmaiņas, jābūt pieejamai sākotnējai specifikācijai un aprēķinam.

Pieprasījumā var norādīt kastes konstrukciju, iekšējos izmērus, kartona veidu, daudzumu, apdrukas prasības un piegādes nosacījumus. Konstrukciju var apzīmēt ar FEFCO kodu. Taču no koda vien nevar noteikt vajadzīgo materiālu vai to, vai kaste pietiekami aizsargās konkrēto preci.

Konstrukciju apzīmējumi pieejami FEFCO iepakojuma konstrukciju katalogā.

AI var palīdzēt nolasīt šos datus no dokumentiem un atrast pretrunas. Cenu programma aprēķina pēc uzņēmuma noteikumiem, ņemot vērā materiālu, iekārtu sagatavošanu, instrumentus, apdruku, izciršanu, locīšanu, līmēšanu un piegādi. Ja vajadzīgs jauns izciršanas instruments vai jāsagatavo apdruka, piedāvājumā jāparedz arī šīs izmaksas.

FEFCO ražošanas prakses dokumentā aprakstīti galvenie apstrādes posmi, specifikāciju pārskatīšana un izsekojamība. Sistēmā var paredzēt, ka apstiprinātā piedāvājuma datus pārnes ražošanas uzdevumā, saglabājot pareizo specifikācijas un apdrukas faila versiju. Kā to savienot ar uzņēmumā izmantotajām programmām, jāizvērtē atsevišķi.

Procesa pamats aprakstīts FEFCO labas ražošanas prakses dokumentā.

Ilustratīvā piemērā klients vēlas salīdzināt 1000 un 5000 vienādu kastu pasūtījumu. Sistēma var sagatavot abus cenu variantus pēc uzņēmuma apstiprinātās aprēķina loģikas. Pārdevējs var izskaidrot cenas atšķirību, bet klients izvēlēties sev piemērotu apjomu. Lielāks daudzums pats par sevi negarantē zemāku vienas kastes pašizmaksu, tāpēc jāpārbauda arī materiāls, partiju sadalījums un izpildes iespējas.

Iepakojuma stiprība un preces aizsardzība jāizvērtē atsevišķi. Ja iepakojums paredzēts saskarei ar pārtiku, jāpārbauda arī tā piemērotība šim lietojumam. Ne konstrukcijas kods, ne automātiski sagatavota cena šīs īpašības neapliecina.

Lielā ražotnē var sākt ar vienu produktu grupu

Lielākā uzņēmumā jau var būt ERP jeb uzņēmuma resursu plānošanas sistēma, produktu katalogs un noteikta cenu aprēķina kārtība. AI rīks var noderēt tajā darba posmā, kur darbinieki joprojām apkopo un pārraksta datus ar rokām. Piemēram, pārdevēji izlasa klientu e-pastus un tabulas, atlasa pasūtījumam vajadzīgo informāciju un ievada to uzņēmuma programmā.

Izmēģinājumu var sākt vienā pārdošanas komandā ar vienu produktu grupu un dažiem dokumentu veidiem, kurus rīks prot apstrādāt. Sistēma no pieprasījuma izveido pozīciju sarakstu, atrod tām atbilstošos produktus uzņēmuma katalogā un norāda neatbilstības. Cenas, minimālo partijas apjomu un klientam piemērojamos nosacījumus tā iegūst no uzņēmuma apstiprināta cenrāža vai datubāzes. Savukārt piegādes grafiku apstiprina, pārbaudot materiālu pieejamību un ražošanas iespējas.

No apstiprinātā piedāvājuma datiem var sagatavot materiālu sarakstu un ražošanas uzdevuma projektu. Kad pasūtījums izpildīts, plānoto materiālu patēriņu un darba laiku salīdzina ar faktisko. Ja noteiktas detaļu grupas frēzēšana regulāri aizņem ilgāk, nekā paredzēts tāmē, tehnologs var noskaidrot iemeslu un apstiprināt aprēķina izmaiņas nākamajiem piedāvājumiem.

Šādi var pārbaudīt, cik daudz laika rīks ietaupa izvēlētajā darbā un cik bieži aprēķins jālabo. Izstrādājuma tehniskā atbilstība, nestspēja un nepieciešamie apliecinājumi joprojām jāpārbauda uzņēmumā noteiktajā kārtībā. Pareiza cena pati par sevi vēl nenozīmē, ka izstrādājums ir piemērots paredzētajam lietojumam.

Ja trūkst datu, jāprasa precizējums

Ja pie izmēra nav mērvienības, sistēma nedrīkst to uzminēt. Ja vienā dokumentā izmantoti milimetri, bet citā centimetri, lietotājam jāredz, kā izmēri pārrēķināti. Arī krāsas kodu, kura nav uzņēmuma katalogā, nevar pieņemt bez pārbaudes. Klientam jālūdz precizēt izvēli vai jautājums jānodod darbiniekam.

Jautājumu uzdod pie tās pozīcijas, kurā trūkst datu. Piemēram, pie konkrētā loga lūdz izvēlēties stiklojumu. Tas ir saprotamāk par vispārīgu paziņojumu, ka dati nav pilnīgi. Darbiniekam līdzās jautājumam jāredz attiecīgā vieta sākotnējā dokumentā, lai atbilde nav jāpārbauda, vēlreiz pārskatot visu pieprasījumu.

Daži dokumentu apstrādes rīki norāda arī vērtējumu, cik ticami ir nolasītie dati. Tas attiecas uz konkrētu lauku, nevis visas tāmes precizitāti. Microsoft dokumentācija skaidro, ka šis vērtējums var palīdzēt izlemt, kad rezultāts jāpārbauda cilvēkam. Tomēr pareizi nolasīts izmērs vēl neapliecina, ka dokumentā atrastas visas pozīcijas.

Atšķirība izskaidrota Microsoft dokumentācijā par precizitāti un pārliecības vērtējumu.

Tāpēc jāpārbauda arī tas, vai apstrādātas visas lapas un nav izlaistu pozīciju. Daudzumiem jāsakrīt ar dokumentā norādītajiem, un aprēķinam jābalstās uz jaunāko labojumu. Ja kaut kas nav skaidrs, rīkā jāvar apturēt aprēķinu, saglabāt paveikto un turpināt, kad saņemta atbilde.

Jaunās cenas vispirms pārbauda

Ar faila nomaiņu koplietojamā mapē nepietiek, lai visi turpmāk izmantotu pareizās cenas. Sistēma var ielasīt cenrādi no Excel vai CSV un pirms tā apstiprināšanas parādīt mainītās cenas, jaunās pozīcijas un rindas, kuras nav izdevies atpazīt.

Jāpārbauda arī mērvienība, valūta, daudzums iepakojumā, atlaides un datums, no kura cena ir spēkā. Cena par metru nav tas pats, kas cena par sagatavi. Arī piegādātāja kataloga cena var atšķirties no cenas, par kuru uzņēmums materiālu pērk. Ielasot cenrādi, sistēmai šīs atšķirības jāņem vērā.

Uzņēmums nosaka, kuriem aprēķiniem un no kura brīža piemēro apstiprinātās cenas. Jau nosūtīto piedāvājumu saglabā kopā ar norādi uz izmantoto cenrāža versiju. Ja piedāvājumu pārrēķina, saglabā jaunu versiju, lai iepriekš apstiprinātais dokuments paliktu nemainīts.

Materiāla cena var pieaugt, kamēr klients vēl lemj. Sistēma var norādīt piedāvājumus, kuri jāpārskata, taču turpmākā rīcība atkarīga no to derīguma termiņa un uzņēmuma piedāvātajiem nosacījumiem. Jauns cenrādis pats par sevi nedod pamatu bez saskaņošanas mainīt jau noslēgtu vienošanos.

Pēc cenu maiņas atkārtoti aprēķina saglabātos pārbaudes piemērus. Tā var pārliecināties, vai rezultāts mainījies tikai tur, kur tam jāmainās. Piemēram, ja atjaunota konkrēta stiklojuma cena, izmaiņām jāparādās ar to saistītajos aprēķinos. Pozīcijām, kuras šī cena neietekmē, jāpaliek nemainīgām.

Ja mainās tikai cenas, bet datu struktūra un aprēķina noteikumi paliek tie paši, AI modeli šo cenu dēļ nav nepieciešams apmācīt no jauna. Cenas jāatjauno tam paredzētajā cenrādī vai datubāzē, ievērojot apstiprināšanas kārtību. Ja ievieš jaunu produktu, citu specifikācijas veidu vai jaunus nosacījumus, var būt jāmaina arī nolasīšana un aprēķina loģika.

Esošā ražošanas programma nav obligāti jāmaina

Ja uzņēmums jau izmanto specializētu ražošanas vai uzskaites programmu, tās aprēķinus var saglabāt. Jaunais rīks var apkopot klienta pieprasījumu un nodot programmai pārbaudītus datus. Atkarībā no darba kārtības var izmantot arī no esošās programmas eksportētās cenas vai tajā sagatavoto aprēķinu.

Savienojumu izvēlas pēc reālajām iespējām. Var izmantot programmas piedāvāto datu eksportu vai API, proti, programmu saskarni datu apmaiņai. Jāpārbauda konkrētā versija, licences, pieejamās tiesības un piegādātāja atbalsts. Ar programmas nosaukumu vien nepietiek, lai apsolītu tiešu savienojumu ar jebkuru Klaes vai citu ražošanas sistēmu.

Pirms programmas savieno, jānosaka, kurā no tām uztur aktuālās cenas un kura piešķir pasūtījuma numuru. Jāparedz arī rīcība, ja datu nosūtīšana neizdodas. Atkārtots mēģinājums nedrīkst nemanāmi izveidot vēl vienu tādu pašu pasūtījumu. Darbiniekam jāredz, vai nosūtīšana ir pabeigta, tiks atkārtota vai arī viņam jāiesaistās.

Sākumā var pietikt ar datu eksportu, kura saturu iespējams pārbaudīt. Automātiska apmaiņa abos virzienos var būt nākamais solis. Vispirms ir vērts novērst atkārtotu datu ievadi un saglabāt iespēju noskaidrot, no kurienes katrs ieraksts iegūts.

Ko var nozīmēt vienošanās par 1 % novirzi

Pirms vienoties par pieļaujamo novirzi, jānosaka, ar ko salīdzinās sistēmas rezultātu. Par etalonu var izmantot neatkarīgi pārbaudītu un kopīgi apstiprinātu aprēķinu. Abos jāizmanto tie paši apstiprinātie ievaddati, cenrāža versija un aprēķina noteikumi. Šādi pārbauda aprēķinu atbilstību. Salīdzinājums ar vēlākajām faktiskajām ražošanas vai būvniecības izmaksām ir cits uzdevums.

Ja pēc datu un tehnisko iespēju izpētes tas ir pamatoti, varam vienoties par 1 % maksimālo novirzi kā projekta pieņemšanas kritēriju. Tad katras tāmes kopsumma iepriekš noteiktajā pārbaudes kopā nedrīkstētu atšķirties no etalonaprēķina vairāk par šo robežu. Nosacījums attiektos tikai uz saskaņotajām produktu grupām, dokumentiem un apstiprināto darba gaitu. Tas ir mērķis, kura sasniegšana vēl jāpārbauda. Šajā rakstā neapgalvojam, ka šāds rezultāts jau sasniegts vai ka to var garantēt jebkurā situācijā.

Ja etalona kopsumma ir pozitīva, novirzi procentos aprēķina šādi. Abu summu starpības absolūto vērtību dala ar etalona summu un reizina ar 100. Abos aprēķinos vienādi jāpiemēro PVN, atlaides, uzcenojums un noapaļošana. Ja etalona vērtība ir nulle, pieļaujamā novirze jānosaka konkrētā summā vai daudzumā, jo procentu aprēķinā dalīt ar nulli nevar.

Ar pareizu kopsummu vien nepietiek. Zemāk ir apzināti izveidots ilustratīvs piemērs, kurā divas kļūdas kopsummā savstarpēji kompensējas.

Kopsummas novirze ir nulle, lai gan atsevišķu darbu cenas ir kļūdainas. Ja klients vēlāk pasūta tikai daļu darbu, kļūda var parādīties arī kopsummā. Tāpēc jāpārbauda ne tikai summa, bet arī tas, vai iekļautas visas pozīcijas un vai katrai ir pareizs daudzums, komplektācija un cena.

Pirms pārbaudes jāvienojas arī par pieļaujamajām novirzēm atsevišķās pozīcijās. Nepilnīga tāme nav uzskatāma par sekmīgi sagatavotu pilnu tāmi. Atsevišķi novērtē sākotnēji nolasītos datus un rezultātu pēc cilvēka labojumiem. Ja kļūdu izlabojis darbinieks, to nedrīkst uzrādīt kā pareizi paveiktu AI darbu.

Pieņemšanas pārbaudē jāiekļauj arī tādi piemēri, kas nav izmantoti sistēmas pielāgošanā. Jāpieraksta, kura cenrāža un sistēmas versija pārbaudīta, kuri aprēķini sagatavoti automātiski, kuri nodoti cilvēkam un kas bijis jālabo. Daži sekmīgi piemēri nepierāda 99 % precizitāti visiem turpmākajiem pieprasījumiem.

Šādi abas puses zina, kas jāpārbauda, pirms sistēmu pieņem. Šī vienošanās negarantē, ka objektā nemainīsies apstākļi, piegādātājs nemainīs cenu vai pasūtījuma izpilde vienmēr noritēs pēc sākotnējā plāna.

No apstiprināta piedāvājuma līdz pasūtījumam

Apstiprinātajā piedāvājumā jau ir dati, kas vajadzīgi iepirkumam, ražošanai, montāžai un saziņai ar klientu. Ja tos ievada vēlreiz citā programmā, tiek tērēts laiks un var rasties jaunas kļūdas.

Varam izveidot kopīgu pārskatu, kur darbinieki redz pieprasījumus, neatbildētos jautājumus, piedāvājumu versijas un kolēģus, kuri par tiem atbild. Klients portālā var piekļūt sava uzņēmuma projektiem un dokumentiem, kā arī apstiprināt izvēlētos izmērus, materiālus un komplektāciju. Piekļuvi nosaka atbilstoši katra lietotāja pienākumiem. Klientam jāredz tikai sava uzņēmuma dati, bet darbiniekam tie, kas vajadzīgi viņa darbam.

Pasūtījumu sagatavo no konkrētās apstiprinātās piedāvājuma versijas. Sistēmā jābūt saprotamam, kas to apstiprinājis un kādas izmaiņas veiktas vēlāk. Īpašai atlaidei, neierastai komplektācijai vai izņēmumam var noteikt papildu saskaņošanu.

Pirms solīt piegādes vai izpildes termiņu, jāpārbauda materiālu pieejamība un ražošanas noslodze. Termiņu apstiprina uzņēmumā noteiktajā kārtībā. Ja tāmēšanas rīks šos datus vēl nesaņem, pārbaudi veic un termiņu apstiprina darbinieks.

Cik laika var ietaupīt un kā to pārbaudīt

Pirms rīka ieviešanas noskaidro, cik laika aizņem darbības, kuras paredzēts automatizēt. Tālāk izmantoti izdomāti skaitļi, lai parādītu aprēķina principu. Tie nav CreateIT klienta rezultāti vai ietaupījuma solījums.

Pieņemsim, ka uzņēmums mēnesī sagatavo 120 piedāvājumu. Darbinieks katram velta vidēji 35 minūtes, neskaitot laiku, kurā viņš gaida atbildes. Ja līdzīga piedāvājuma sagatavošanai ar jauno rīku pietiktu ar vidēji 12 darba minūtēm, mēnesī ietaupītu 2760 minūšu jeb 46 stundas. Šīs 12 minūtes nedrīkst rēķināt tikai pēc vienkāršākajiem gadījumiem. Vidējā laikā jāiekļauj pārskatīšana, precizējumi un darbs ar pieprasījumiem, kurus sistēma pati nav spējusi apstrādāt.

Ja vienu darbinieka darba stundu novērtē ar 25 eiro, ietaupītā laika vērtība būtu 1150 eiro mēnesī. Pieņemsim, ka sistēmas ikmēneša izdevumi ir 150 eiro. Tos atņemot, aprēķinā paliek 1000 eiro. Rīka ieviešanas izmaksas šajā piemērā nav iekļautas.

Tas vēl nenozīmē, ka bankas kontā katru mēnesi paliks par 1000 eiro vairāk. Darbinieks ietaupīto laiku var veltīt citiem pieprasījumiem, rūpīgākai pārbaudei vai citiem pienākumiem. Nauda tiek ietaupīta tikai tad, ja tiešām samazinās izdevumi. Savukārt papildu pasūtījumu vērtību nosaka ne tikai pārdošanas summa, bet arī tas, cik no tās paliek pēc šo pasūtījumu mainīgo izmaksu segšanas.

Atsevišķi mēra, cik ilgi darbinieks strādā pie piedāvājuma un cik ilgi klients to gaida. Divpadsmit darba minūtes vēl nenozīmē atbildi divpadsmit minūtēs. Darbs ar pieprasījumu var aizkavēties, jo tāmētājs ir aizņemts vai vēl jāgaida piegādātāja cena vai vadītāja apstiprinājums. Tāpēc pieraksta sākotnējā pieprasījuma saņemšanas laiku, brīdi, kad savākti visi aprēķinam vajadzīgie dati, un pirmā pilnā piedāvājuma nosūtīšanas laiku. Tas palīdz noskaidrot arī to, cik ilgi gaidīti klienta precizējumi.

Izmēģinājumā salīdzina, cik ilgi jāgaida pirmais pilnais piedāvājums, cik laika prasa tā pārrēķināšana un kādu daļu piedāvājumu izdodas iesniegt termiņā. Pieraksta arī labojumus, darbiniekam nodotos gadījumus un pieprasījumus, kurus nav izdevies apstrādāt. Nepilnīgu aprēķinu nedrīkst uzskaitīt kā pabeigtu piedāvājumu, lai uzlabotu ātruma rādītāju.

Pārdošanā vērtē, cik piedāvājumu klienti pieņēmuši un kāda ir izpildīto pasūtījumu seguma summa. Jāsalīdzina līdzīgas produktu un klientu grupas, ņemot vērā cenu izmaiņas, sezonu un atšķirības saņemtajos pieprasījumos. Tikai tad var spriest, vai uzņēmums iegūst vairāk izdevīgu pasūtījumu un vai ieguvumu nesamazina papildu atlaides vai kļūdas.

Vispirms pārbaudiet, ko ir vērts automatizēt

Pirmajam izmēģinājumam izvēlieties darbu, kas atkārtojas bieži un kura rezultātu var pārbaudīt. Tā var būt viena logu produktu grupa ar zināmām komplektācijas iespējām, konkrēts jumta segums vai līdzīgu detaļu grupa.

Rīks var būt īpaši noderīgs uzņēmumā, kur saņem daudz līdzīgu pieprasījumu, ir sakārtots cenrādis un tāmētājs daudz laika pavada, pārrakstot jau zināmu informāciju. Ja katrs pasūtījums vispirms jāizpēta no jauna, sākumā vairāk var noderēt palīdzība dokumentu apkopošanā un precizējošu jautājumu sagatavošanā. Gala cenu šādos gadījumos var būt pāragri aprēķināt automātiski.

Ja cenu aprēķina kārtība nekur nav pierakstīta, vispirms tā jāapraksta kopā ar darbiniekiem, kuri pēc tās strādā. Izstrādes gaitā šo pieredzi var pārvērst pārbaudāmos aprēķina noteikumos. Taču uzcenojumu un izņēmumus konkrētiem klientiem nosaka uzņēmums. Jāvienojas, kurš par šiem lēmumiem atbild.

Izmēģinājumam apkopo gan ierastus, gan sarežģītākus pieprasījumus. Pieraksta, ko tāmētājs precizē, pēc kādiem noteikumiem aprēķina cenu un ko piedāvājumā neiekļauj. Vienam un tam pašam pieprasījumam sagatavo tāmi ar jauno rīku un ierastajā veidā. Rezultātus salīdzina, pirms rīkam uztic vairāk patstāvīga darba ar klientam paredzētiem piedāvājumiem.

Aprēķinu palīdz uzlabot arī ziņas par jau izpildītiem pasūtījumiem. Ja plānotais darba laiks regulāri atšķiras no faktiskā, jānoskaidro iemesls un jāpārskata pieņēmumi. GAO izmaksu novērtēšanas vadlīnijas uzsver, ka skaidri jānosaka aprēķina robežas un pieņēmumi, kā arī jāizvērtē riski. Tās paredz aprēķinu atjaunināt, izmantojot faktiskās izmaksas. Šie principi noder arī uzņēmuma tāmēšanas kārtības pārskatīšanā.

Plašāk par aprēķina pamatojumu un uzturēšanu lasiet GAO izmaksu novērtēšanas un izvērtēšanas vadlīnijās.

Kad pirmā produktu grupa pārbaudīta, var redzēt, kurus aprēķinus izmantot arī citur un kam vajadzīgi citi noteikumi. Tad var lemt par nākamo produktu grupu vai savienojumu ar citu programmu, ņemot vērā pārbaudēs konstatēto.

Ko sagatavot pirmajai sarunai

Pirmajai sarunai noder dokumenti no ikdienas darba. Nav jāgatavo nevainojams sistēmas prasību apraksts. Daudz vairāk var parādīt vienkārša un sarežģīta pieprasījuma piemērs kopā ar skaidrojumu, kā uzņēmums tos apstrādā.

• Daži raksturīgi sākotnējie dokumenti kopā ar pārbaudītiem piedāvājumiem un paskaidrojumu par veiktajiem labojumiem.
• Aktuālās cenu lapas un informācija par mērvienībām, atlaidēm, uzcenojumu vai maržu, PVN un noapaļošanu.
• Skaidrojums, kā aprēķina darbu, materiālu rezervi un komplektāciju un kādas papildu pozīcijas tāmētājs iekļauj, balstoties uz pieredzi.
• Piemēri, kuros trūkst informācijas, ir nekvalitatīvs skenējums vai saņemti savstarpēji pretrunīgi labojumi.
• Izmantoto programmu nosaukumi un versijas, pieejamie eksporta faili un informācija par iespējamu datu apmaiņu.
• Ziņas par pieprasījumu skaitu, piedāvājumu sagatavošanai vajadzīgo darba laiku, klienta gaidīšanu un iesniegšanas termiņiem. Norādiet arī, kuri darbinieki lemj par izņēmumiem.

Īpaši noder viens piemērs ar visu saraksti un dokumentiem no pirmā pieprasījuma līdz apstiprinātam pasūtījumam. Tajā var redzēt ne tikai aprēķinu, bet arī precizējumus, gaidīšanu un atkārtotu datu ievadi.

Šo informāciju varat apkopot tāmēšanas sistēmas sagatavošanas darba lapā. Tā ir tukša veidlapa, ko aizpildīt ar sava uzņēmuma piemēriem un jautājumiem.

Izveidosim tāmēšanas sistēmu jūsu darba kārtībai

Veidojot biznesa sistēmas, CreateIT izmanto AI darbam ar dokumentiem un brīvi rakstītu tekstu. Uzņēmuma noteikumus, piekļuves tiesības un svarīgus aprēķinus iestrādājam programmā tā, lai tos varētu pārbaudīt.

Vispirms varam uzlabot vienu tāmēšanas darba posmu, vēlāk savienojot pieprasījumu saņemšanu, cenu aprēķinu, klientu portālu un pasūtījumu apstrādi. Sāksim ar to, kas visbiežāk kavē piedāvājumu vai rada dārgas kļūdas. Vienosimies par vēlamo sagatavošanas laiku, pārbaudāmajiem aprēķiniem un veidu, kā novērtēsim rezultātu. Mērķis ir palīdzēt jūsu komandai laikus sagatavot piedāvājumus pasūtījumiem, kurus uzņēmums spēj izpildīt un kuri var nest peļņu.